A kékgalléros pozíciók betöltése ma már sokkal több, mint pusztán egy HR-feladat. Egyre inkább stratégiai kérdéssé vált, hiszen a termelési kapacitás, a működés folytonossága és a vállalati költségek szempontjából is kritikus, hogy milyen gyorsan sikerül megfelelő munkaerőt találni. Az egyik legfontosabb dolog, amit azonnal tisztázni kell: nincs egyetlen univerzális válasz arra, hogy mennyi idő alatt lehet betölteni egy fizikai munkakört. Ami az egyik vállalatnál vagy pozíció esetében működik, az máshol teljesen irreális lehet.
Sok vezető és HR-szakember szembesül azzal a problémával, hogy miközben a vezetés elvárja a gyors eredményeket, a gyakorlatban a jelöltek hiánya, a lassú kommunikáció vagy éppen a belső folyamatok akadályozzák meg a hatékony működést. A különbség a 30, 60 és 90 napos betöltési idők között nem csak a naptárban mérhető, hanem a háttérben meghúzódó stratégiában, eszközökben és a vállalat kapacitásában is rejlik.
Az egyszerűbb, betanított pozíciók esetében a 30 napos cél elméletben elérhető, de csak akkor, ha minden elem a helyén van. Megfelelő toborzási csatornák, gyors reagálás a jelentkezésekre, egyszerű kiválasztási folyamat – ezek mind szükségesek. Ha viszont bármelyik elem hiányzik, a folyamat megnyúlik, és a jelöltek elvesznek a tölcsérben. A leggyakoribb hiba nem az, hogy nincs elég jelentkező, hanem hogy a cég nem reagál elég gyorsan, vagy túl bonyolulttá teszi a kiválasztást.
Amikor speciálisabb pozíciókról van szó, például gépkezelőkről vagy szakképzett karbantartókról, már reálisabb képet fest az 50–60 napos időkeret. Itt nem elég az első tíz jelentkezőből választani, mert sokkal szűkebb a releváns jelöltek köre. Ilyenkor a toborzási stratégia része lehet külső segítség bevonása is, különösen akkor, ha a belső HR csapat nem rendelkezik a megfelelő kapacitással vagy szakértelemmel az ilyen pozíciók gyors betöltésére.
A leghosszabb betöltési idők jellemzően olyan helyzetekben alakulnak ki, ahol külföldi munkaerő bevonása szükséges, vagy ahol különösen ritka kompetenciákra van szükség. Ebben az esetben a 90 napos időkeret sem tekinthető túlzónak, de fontos, hogy ez ne jelentse azt, hogy a vállalat passzívan vár. A hosszabb folyamatok esetén éppen azért van szükség strukturált, jól tervezett toborzási rendszerre, hogy a lehető legkevesebb idő vesszen el adminisztrációval vagy döntési bizonytalanságokkal.
Érdemes hangsúlyozni, hogy az egyik leghatékonyabb módszer a folyamat felgyorsítására, ha a vállalat képes előre tervezni, nem pedig reagálni a létszámhiányra. A kapacitástervezés részeként érdemes beépíteni a reális betöltési időket, és már hónapokkal az igény jelentkezése előtt elindítani a toborzást. Ez persze csak akkor lehetséges, ha a cég hosszú távon gondolkodik, és nem állandóan tűzoltásra kényszerül.
Az is gyakori probléma, hogy a vállalatok nem mérik pontosan, mi történik a toborzási folyamat során. Nem elég tudni, hogy átlagosan mennyi idő alatt töltötték be az elmúlt félév pozícióit. Fontos látni, hogy hol vannak a szűk keresztmetszetek: mennyi idő telik el a jelentkezés és az első interjú között, milyen gyorsan születik meg az ajánlat, és mennyi időbe telik az adminisztráció a belépésig. Ezek az adatok döntő fontosságúak, és nélkülük nehéz optimalizálni.
A munkaerő-kölcsönzés olyan esetekben lehet igazán hatékony megoldás, amikor rövid idő alatt nagy létszámot kell felvenni, vagy amikor egy projekt indítása nem tűr halasztást. Az ilyen partnerségek előnye, hogy a szolgáltató már rendelkezik kész jelöltbázissal, és képes gyorsan mobilizálni, ami jelentősen lerövidítheti a betöltési időt. Ráadásul sok esetben nemcsak a felvételt végzik el, hanem a beillesztést és az első hetek adminisztrációját is támogatják, ami csökkenti a belső terheket.
Végül érdemes megfogalmazni néhány fontos kérdést, amelyeket minden vállalatnak érdemes feltennie magának. Reálisak-e a kitűzött célok az adott pozíciók és a rendelkezésre álló erőforrások függvényében? Van-e megfelelő kommunikáció a HR és a vezetés között a betöltési időkkel kapcsolatban? És van-e bármilyen mechanizmus arra, hogy tanuljunk a korábbi toborzási folyamatokból, és javítsunk a jövőben?
A kékgalléros pozíciók betöltési ideje nem egy statikus adat, hanem egy folyamatosan formálható, javítható mutató, amely közvetlenül befolyásolja a vállalat működését és eredményességét.
